De preventiemedewerker kan een groot aantal taken van de werkgever krijgen op het gebied van veilig en gezond werken. Maar de ene preventiemedewerker is de andere niet. In elk bedrijf kan de invulling van zijn taken anders zijn. Juist daarom is het belangrijk om die van tevoren goed met de leidinggevende te bespreken. En net zo belangrijk is het dat de werkgever goed kijkt wie hij als preventiemedewerker aanwijst.
Wat zijn de taken van de preventiemedewerker?
Wat kunnen de taken van de preventiemedewerker zoal zijn? Het woord ‘preventie’ geeft al aan dat het gaat om taken die helpen om ongevallen en verzuim te voorkomen.
Dit betekent dan ook dat de preventiemedewerker een belangrijke rol moet spelen bij:
- de uitvoering van de risico-inventarisatie en -evaluatie (kortweg: de RI&E)
- samenwerking met en advies aan de ondernemingsraad
- de samenwerking met de bedrijfsarts aan preventie
- het verzorgen van voorlichting en onderricht
- de opzet van een arbomanagementsysteem
- registratie en onderzoek van ongevallen
- het beantwoorden van arbo-vragen van medewerkers in de organisatie
De preventiemedewerker en de RI&E
Iedere organisatie moet beschikken over een goede en complete inventarisatie van de gevaren en risico’s. Voor kleine organisaties zijn hiervoor basis-RI&E’s beschikbaar. Die kan de preventiemedewerker uitstekend zelf uitvoeren.
In grotere of complexere organisaties zal echter meer deskundige ondersteuning nodig zijn. Daarmee verschuift de rol van de preventiemedewerker van zelf-uitvoerend naar participerend. Maar hij voert wel de regie. Daartoe maakt hij een goede planning en is aanspreekpunt voor de externe deskundigen.
Vervolgens speelt de preventiemedewerker een belangrijke rol bij de follow-up van de RI&E. Dit houdt in dat hij de spil is bij het opstellen van een plan van aanpak. Ook bewaakt hij de uitvoering daarvan.
Sinds 2011 is de RI&E-wetgeving eenvoudiger
Sinds 1 april 2011 zijn de regels in de Arbowet veranderd voor het opstellen van de RI&E. Deze wijzigingen gelden voor werkgevers met maximaal 25 werknemers. Dit heeft het voor deze groep gemakkelijker en goedkoper gemaakt om aan hun RI&E-plicht te voldoen.
Want het is voor deze bedrijven niet meer verplicht om deskundige hulp in te schakelen als zij hun RI&E laten toetsen. Voorwaarde is wel dat zij gebruikmaken van een RI&E-instrument dat speciaal voor hun branche is opgesteld. Veel branches hebben zulke RI&E-instrumenten inmiddels samen met arbodeskundigen ontwikkeld. Deze instrumenten zijn beschikbaar via het Steunpunt RI&E.
Verder hebben alle werknemers sinds 1 april 2011 het recht om de RI&E van hun bedrijf in te zien. De werkgever moet ervoor zorgen dat dit kan.
De preventiemedewerker en de Arbowet
Sinds 1 juli 2017 ligt het accent veel sterker op preventie. Dat wil zeggen: op het voorkomen van ongevallen en verzuim. Daarmee is het belang van de preventiemedewerker toegenomen.
Preventiemedewerker en ondernemingsraad
Zo moeten preventiemedewerker en ondernemingsraad (of personeelsvertegenwoordiging) meer samenwerken op het gebied van gezond en veilig werken. En dat is een goede zaak. Want de preventiemedewerker beschikt over praktijkkennis. En de ondernemingsraad over invloed. Zij kunnen elkaar dus versterken.
De Arbowet schrijft dan ook een verplicht jaarlijks overleg voor tussen preventiemedewerker en ondernemingsraad, bestuurder en externe arbodienstverleners. Een OR kan de doelen voor dit overleg het beste formuleren samen met de preventiemedewerker.
Preventiemedewerker en bedrijfsarts
Ook moeten preventiemedewerker en bedrijfsarts samenwerken op het gebied van preventie van ziekteverzuim. Met dat doel besteedt de nieuwe Arbowet expliciet aandacht aan deze samenwerking. Voor veel preventiemedewerkers – en trouwens ook voor de bedrijfsarts – is dit misschien even wennen. Hoe kan een preventiemedewerker in contact komen met de bedrijfsarts? En hoe kunnen zij samen in overleg treden?
De preventiemedewerker en communicatie
Voorlichting is een krachtig instrument bij preventie. Want mensen bewust maken van de gevaren in hun werkomgeving zorgt dat zij hier anders mee omgaan.
Daarom ontwikkelt de preventiemedewerker per (functie)groep een voorstel voor voorlichting en onderwijs aan medewerkers. Hij doet dit op basis van de RI&E. Daarnaast hebben preventiemedewerkers regelmatig contact met het management en de ondernemingsraad. Dit alles betekent dat zij moeten beschikken over goed ontwikkelde sociale vaardigheden. En moeten weten hoe zij hun ideeën het beste presenteren.
Arbomanagementsysteem: advies voor opzet
Goede arbeidsomstandigheden ontstaan bijna nooit vanzelf. Daarom is het nodig om blijvend aandacht te besteden aan gezond en veilig werken. Wat betekent dit voor een bedrijf? Ten eerste dat het de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen duidelijk moet vastleggen. Maar ook dat het procedures moet opstellen. En dat het bovendien beleid regelmatig opnieuw moet toetsen. Hier kan de preventiemedewerker een belangrijke rol bij spelen. Bijvoorbeeld door de leiding te adviseren bij de opzet van een arbomanagementsysteem.
Arbeidsongevallen: registratie en onderzoek
Arbeidsongevallen in een organisatie goed registreren en onderzoeken is een must. Want van ongevallen kan een bedrijf leren. Dit helpt weer om soortgelijke ongevallen in de toekomst te voorkomen. Precies daarom beheert de preventiemedewerker het ongevallenregister. Het is logisch dat zo’n register zich moet lenen voor analyse. Dat houdt in dat de gegevens in het register duidelijkheid geven over tijdstip en plaats van het ongeval, en de medewerkers die erbij betrokken waren.
Bij alle arbeidsongevallen is onderzoek nodig. Bij eenvoudige ongevallen kan de preventiemedewerker dat zelf doen. Zijn de ongevallen ingewikkelder, dan is het nodig om externe deskundigen in te schakelen. Daarbij is verder kijken dan de directe oorzaak van groot belang. Want de voorafgaande oorzaken, de zogeheten basisrisicofactoren, zijn erg belangrijk. Die vormen namelijk de basis voor veranderingen.
Werkvloer: vraagbaak voor collega’s
Dagelijks lopen medewerkers in een organisatie tegen praktische problemen aan. Het is dan belangrijk dat zij snel antwoord krijgen op hun vraag. Want dat heeft een krachtige preventieve werking. De preventiemedewerker moet daarom in de organisatie bekend staan om zijn snelle en effectieve reactie.
Let op: werkgever blijft eindverantwoordelijk!
De werkgever is en blijft eindverantwoordelijk voor gezond en veilig werken binnen zijn organisatie. Het is de taak van de ondernemingsraad om het beleid daarover te toetsen. En waar nodig de werkgever hierop aan te spreken. Beide partijen kunnen de preventiemedewerker om advies vragen. Maar let op: de preventiemedewerker maakt geen deel uit van de ondernemingsraad of het management.
