We spreken beide managers over hun ervaringen met het werken met de ERP-software van AFAS. En meer in het bijzonder over het rendement van hun software-investering. “Het mooie aan de ERP-software is dat het systeem mij vertelt welke taken ik nog moet uitvoeren. Maar dat werk moet ik vanzelfsprekend nog wel gewoon zélf doen”, aldus Van Dijk die incidenteel nog weleens in de software aan de knoppen zit. Het applicatiebeheer wordt verricht door een medewerker in zijn team.
Het juiste gereedschap
Voortman Steel Group is in 2013 bedrijfsbreed met de HR-software van AFAS gaan werken. Op dat moment was er geen behoefte om andere functionaliteiten van AFAS in gebruik te nemen. Dat veranderde in 2019. Hoewel Voortman tevreden was over de HR-software, leidde dat niet automatisch tot ingebruikname van andere onderdelen van het pakket, zoals Financieel, CRM of Ordermanagement. “We hebben ons breed georiënteerd onder softwareaanbieders die we een uitgebreide uitvraag van gewenste functionaliteiten hebben voorgelegd”, zegt Brantsma. “Uiteindelijk kwam AFAS als winnaar uit de bus omdat zij meenden ons een oplossing te kunnen leveren dat voldeed aan ons pakket van eisen. En ik moet zeggen, de bedrijfsspecifieke demonstratie die wij kregen zag er echt veelbelovend uit.”
Besparingspotentieel
Van Dijk: “Als je van een situatie waarin je nul automatisering gebruikt overgaat naar de inrichting van AFAS, dan ga je echt wel besparen. Vooral het administratieve onderdeel van de software is daar buitengewoon geschikt voor. Van bestelbon tot factuur, dat werk.
Reken maar dat het de nodige handjes scheelt.” Het resultaat is een werkende oplossing die ook voor andere bedrijven in de bedrijfstak buitengewoon interessant kan zijn. “Al puzzelend hebben we met elkaar de oplossing gevonden.”
Een auto mag best een keer stuk gaan, als het garagebedrijf maar adequaat optreedt”
Integraties voor calculatie, roosteren en productiebeheersing
Voortman Steel Construction maakt ook gebruik van andere, aan AFAS gekoppelde systemen. De inkoop van staal bijvoorbeeld verloopt via de productiebeheersingsmodule van een andere leverancier. En omdat de software van AFAS geen roosterpakket is, wordt de urenadministratie eveneens via een koppeling ontsloten. Voor de calculatie worden de in twee andere pakketten opgestelde calculaties via exports in AFAS ingelezen. In de praktijk werkt dat volgens Van Dijk allemaal prima.
Real-time inzicht dankzij dashboards
Enthousiast is de manager operations over de dashboards van de ERP-software. “Dat real-time beeld geeft een goed inzicht in het verloop van bijvoorbeeld kosten, uren en declaraties. Een deel van onze mensen is altijd onderweg, dus de AFAS Pocket app is dan reuze handig.” Brantsma onderschrijft het belang van dashboards. “Niet alleen voor mijzelf, maar ook voor onze projectmanagers. We richten ons nu nog op de basisfunctionaliteit van dashboards. Pas in een volgende fase gaan we nadenken over meer geavanceerde cockpits en dergelijke. We doen eerst wat noodzakelijk is. De nice to haves komen later wel.” Blij is Van Dijk eveneens met de workflows in het systeem. “Ons bedrijf heeft een ISO 9000-certificering. Om aan die norm te blijven voldoen is het van belang dat wij projecten beheersbaar en gecontroleerd uitvoeren. De workflows van AFAS helpen hier zeker bij.”
Goed luisteren
Op zijn beurt is Brantsma lovend over de communicatie met AFAS. “Ik heb nog nooit een softwareleverancier meegemaakt die zo goed kan luisteren. Als ik een verbeterpunt signaleer, pakken zij dat snel op.” Van wat hij min of meer als bijzaken beschouwt, is Brantsma minder onder de indruk. “Ik weet dat ze bij AFAS ontzettend leuke evenementen organiseren en momenteel een supermooi nieuw bedrijfspand neerzetten. Maar als ze in een stoffig kantoor driehoog achter zouden zitten, vind ik dat ook prima. Dat maakt voor ons geen verschil.”
Onderlinge relatie
Van Dijk benadrukt het belang van de onderlinge relatie: “Wij communiceren nogal direct, we draaien er niet omheen. Volgens mij herkennen ze bij AFAS dat wij een eigen visie hebben. Andersom hebben wij er begrip voor dat niet voor alles meteen een oplossing voorhanden is.” Brantsma drukt het als volgt uit: “Een auto mag best een keer stuk gaan, als het garagebedrijf maar adequaat optreedt. Anders zou ik toch snel voor een ander merk kiezen.”
Voortman Steel Construction is samen met Voortman Steel Machinery onderdeel van de Voortman Steel Group. Bij deze in 1970 opgerichte onderneming staat men met beide benen op de grond, met de blik gericht op de toekomst. Gedreven door techniek, met aandacht voor de mensen die het doen; zo werkt de Voortman Steel Group. Het onderdeel Voortman Steel Construction ontwerpt, produceert en levert kwalitatief hoogwaardige projecten in staal. Van engineering tot en met montage; van ontwerp tot realisatie. Binnen het bedrijf voeren nuchterheid in combinatie met vakmanschap en passie de boventoon. Twee belangrijke en dagelijks terugkerende slogans binnen het moederbedrijf zijn: ‘We werken veilig of we doen het niet’ en ‘Wat we doen, doen we goed’. Bij de in Rijssen gevestigde Voortman Steel Group werken ongeveer vijfhonderd mensen.
Over AFAS Software
In de bouw is een foutloos proces van projectadministratie van cruciaal belang. In onze ERP-software zit een geïntegreerde functionaliteit voor de bouw. Met onder andere projectbewaking, orderverwerking en de financiële administratie in één softwarepakket. Ons workflow management systeem werkt hierin als verbindende factor. Doel: meer grip op het proces van calculatie tot realisatie. Meer weten? Ga naar www.afas.nl/bouw
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
