Logisch dat steeds meer bouwbedrijven kiezen voor het digitaliseren van hun processen. Het helpt de efficiëntie binnen je bedrijf te vergroten, fouten te minimaliseren én de kwaliteit te verhogen. Alleen hoe pak je digitalisering slim aan? En voor welke valkuilen moet je oppassen? Met deze 5 do’s en don’ts ga je goed van start.
Do: Breng de huidige processen in kaart
Voorafgaand aan digitaliseren van de processen is het belangrijk om je huidige situatie goed in kaart te brengen. Hoe verloopt de communicatie tussen kantoor en de bouwplaats? Hoe is het inkoopproces geregeld en worden facturen verstuurd? Hoe worden documenten onderling uitgewisseld? En hoe worden uren bijgehouden? Kijk vervolgens bij elk proces waar de pijnpunten zitten en wat je verbetert zou willen zien. Door dit inzichtelijk te maken, wordt direct duidelijk waar voor jouw bedrijf de behoefte ligt om te digitaliseren.
Don’t: Ga voor een quick win
Het klinkt natuurlijk verleidelijk om te kiezen voor een quick win. Vandaag implementeren, morgen aan de slag. Toch is het slim om hiermee op te passen. Vraag jezelf af of je echt bent geholpen met deze snelle oplossing en of je hier de komende jaren mee vooruit kan.
Do: Investeer in tijd
Met het digitaliseren van je bouwbedrijf leg je een vernieuwd digitaal fundament aan voor het bedrijf. Logisch dat dit niet over één nacht ijs gaat. Plan daarom voldoende tijd in voor dit proces. Raak niet gedemotiveerd als je gedurende het proces 1 stap terug moet zetten. Daar tegenover staan weer 3 stappen vooruit. De tijd die voorafgaand wordt geïnvesteerd, verdien je uiteindelijk ruimschoots terug. Heb daarom vertrouwen en geduld.
Don’t: Focus op micromanagement
Houd rekening met het hele bedrijf en focus niet op het digitaliseren van één proces of één afdeling. Zo blijf je bezig. Kijk daarom naar een platform of systeem dat eenvoudig is te koppelen met overige oplossingen, zodat processen tegelijkertijd kunnen worden gedigitaliseerd en alles goed op elkaar aansluit.
Do: Kijk naar het complete plaatje
Kijk verder dan de processen op kantoor. Het is juist belangrijk dat je naar het geheel kijkt. Vergeet daarom ook de buitendienst niet. Door zowel de bouwplaats als het kantoor te digitaliseren en met elkaar te verbinden, kan je echt stappen zetten. Zo werkt iedereen vanuit één systeem. Geen verschillende versies meer, maar één waarheid waar iedereen toegang tot heeft. Of je nu onderweg bent of op de bouwplaats staat. Dit minimaliseert de kans op fouten en verhoogt de kwaliteit van de projecten.
Don’t: Bezuinigen op IT
Bij digitaliseren is het belangrijk om niet te bezuinigen op IT. Je wilt tenslotte optimaal profiteren van de digitalisering en zorgen dat iedereen altijd en overal toegang heeft. Niets is zo vervelend als computers, tablets of verbindingen die niet goed werken. Zorg daarom voor een goede basis.
Met het digitaliseren van je bouwbedrijf leg je een vernieuwd digitaal fundament aan voor het bedrijf”
Do: Laat je goed informeren
Kennis is macht. Een bekend gezegde dat ook zeker geldt als je overweegt om je processen te digitaliseren. Onderzoek de verschillende aanbieders. Ontdek wat de mogelijkheden zijn en of dat aansluit bij jullie behoefte. Stel vragen. Ook als je eenmaal voor een bepaalde oplossing hebt gekozen. Investeer in voldoende training, zodat je alle ins & outs kent en optimaal kunt profiteren van de mogelijkheden die deze oplossing biedt.
Don’t: Bezuinigen op consultancy
Een valkuil voor veel bedrijven is bezuinigen op consultancy. Zonde, want consultancy helpt met het leggen van een goede basis en zorgt voor een vliegende start. Consultants helpen met het inrichten van systemen, koppelen van oplossingen en geven advies. Daarnaast staan ze ook voor je klaar als je eenmaal met de oplossing werkt en tegen eventuele problemen aan loopt. Zo kan je optimaal aan de slag.
Do: Creëer draagvlak
Digitalisering is niet het doel op zich, maar het middel. Een middel dat veranderingen met zich meebrengt en waar de medewerkers uiteindelijk mee moeten werken. Betrek daarom medewerkers uit alle lagen van de organisatie bij het proces. Zo creëer je draagvlak en ontstaat er enthousiasme en betrokkenheid. En heb vertrouwen in je medewerkers. Tegenwoordig is iedereen, van jong tot oud, al redelijk gewend aan het digitale.
Don’t: Aan de slag terwijl je onderbezet bent
Zoals je in dit artikel hebt kunnen lezen, kost digitalisering tijd en inzet. Is hier geen tijd voor vrij te maken, omdat je zwaar onderbezet bent? Stel dan de implementatie uit naar een moment dat het iets rustiger is. Vergeet niet dat de digitalisering uiteindelijk veel tijd gaat opleveren.
Aan de slag
Bovengenoemde tips en valkuilen helpen bij een juiste en soepele digitalisering van je processen. Benieuwd waar voor jou de mogelijkheden liggen om te digitaliseren? Exact bouw7 helpt met het leggen van het digitale fundament. Of je nu een startend bouwbedrijf bent of toe bent aan een volgende stap – wij bieden de juiste oplossing voor klein en groot.
Dit artikel is gesponsord door Exact bouw7.
