Facilitor als bronsysteem

Met zo’n 2.100 ‘campusbewoners’ en 80 bedrijven en instellingen is de communicatie onderling een essentiële voorwaarde om een ecosysteem te creëren die samenwerking stimuleert. De campus maakte daarom bewust de keuze om Facilitor als ‘bronsysteem’ te laten fungeren. IT- en facility managers Ron Smeets en Eline van Loon leggen uit: “Iedereen die werkt op de campus maakt gebruik van Facilitor. Net als andere gebruikers maken we gebruik van een active directory, alleen halen wij de gegevens uit Facilitor en pushen we deze niet naar Facilitor. Alle gegevens zijn dus inzichtelijk en toegankelijk in één FMIS-systeem. Zelfs de wifi is vanuit Facilitor te regelen.”

Meer gebruiksgemak

Voor alle gebruikers op de campus levert dat een hoog gebruikersgemak op: “Doordat er geen andere systemen aan te pas komen, voorkom je dat er belangrijke informatie wordt gemist, niet overkomt of verkeerd wordt geïnterpreteerd. En zo houden wij als facilitair managers het overzicht. Van het aanvullen van medewerkerslijsten tot het aanpassen van de cateringcatalogus, de informatie die gebruikers ophalen uit Facilitor moet relevant en up-to-date blijven. Op die manier zorg je ook voor urgentie om Facilitor te gebruiken.”

Volgens Ron is het gebruiksgemak – door het FMIS dus als bronsysteem in te zetten – ook indirect van invloed op de samenwerking op de campus: “Ieder bedrijf op de campus streeft in feite naar co-creatie. Als alle bewoners de informatie over wat er gebeurt op de campus op de juiste – en enige – manier registreren, dan wordt dat wel een stuk makkelijker.”

‘Communicatie onderling voorwaarde voor stimuleren samenwerking’

Eline geeft aan dat ze in de basis niet veel meer of anders doen dan andere Facilitor-gebruikers: “Die bedrijven hebben net zo goed te maken met medewerkers die een vergaderruimte reserveren en bezoekers aanmelden. In die zin doen we dus niet veel anders. Wat we wel anders doen, is het feit dat er meerdere hubs zijn die afzonderlijk van elkaar werken, maar elkaar ook snel willen vinden als dat nodig is. En dat is precies wat Facilitor voor ons doet. Vooral dus omdat we ervoor hebben gekozen Facilitor als bronsysteem in te zetten.”

Twee modules basis voor stimuleren samenwerking

Die focus op gebruiksgemak is niet zonder reden. “In een omgeving waar snelgroeiende bedrijven op het hoogste niveau willen innoveren, heb je te maken met hoge verwachtingen. Op ieder vlak, dus ook facilitair. Om aan die verwachtingen te voldoen, wilden we ervoor zorgen dat de gehele klantreis naar die samenwerking toe op orde is. We maken in totaal gebruik van tien modules waarmee we alle facilitaire processen beheren. De modules Reserveringen en Bezoekersbalie zijn wat mij betreft de twee modules die een sleutelrol vervullen in het stimuleren van die samenwerking.”

Bezoekersbalie

Samen vormen ze volgens Ron de klantreis: “Die klantreis begint al bij het correct aanmelden van bezoekers. Als je namelijk aan alle voorwaarden voor samenwerking wilt voldoen, dan is op tijd komen en weten waar je moet zijn ontzettend belangrijk. Bezoekers krijgen daarom als ze zijn aangemeld een mail vanuit het parkeerbeheersysteem met daarin een routebeschrijving naar de juiste locatie op de campus. Handig, maar vooral ook een voorzorgsmaatregel die voorkomt dat frustratie en ongeduld – bijvoorbeeld van stakeholders – de overhand krijgen. Bovendien is dat ook niet de eerste indruk die je als hightech-regio wilt achterlaten als een samenwerking ophanden is.”

De klantreis gaat verder: “De receptie weet precies welke afspraken die dag zijn gemaakt en kan vanuit Facilitor alle instructies zien die bewoners op de campus hebben aangegeven. Op die manier worden bezoekers op een goede manier begeleid naar de vergaderplek of informatiebijeenkomst.”

Reserveringen

Veel hangt ook samen met de module Reserveringen. “Naast het aanmelden van bezoekers, is het reserveren van een ruimte een andere belangrijke voorwaarde om samenwerking te stimuleren. Waar is er ruimte op welk moment? Welke presentatiemiddelen heb je daarbij nodig? Is er een lunch inbegrepen? Al die details kunnen bewoners tot in detail vastleggen. Alle verantwoordelijke facilitair medewerkers krijgen een melding in hun Facilitor-omgeving wat er wanneer geregeld moet worden.

Hetzelfde principe geldt voor het organiseren van events. Tot in detail kun je in Facilitor een evenement samenstellen. Ontvang je een delegatie uit Japan? In Facilitor regel je met het grootste gemak sushi als lunch. Onderzoekers of ondernemers willen aan dat geregel geen tijd kwijt zijn. Facilitor zie ik dus als een onmisbaar ‘smeermiddel’ om ervoor te zorgen dat onderzoekers, leraren en ondernemers erop kunnen vertrouwen dat het gewoon geregeld wordt en vastgelegd is. Sommige details worden nog besproken met de event manager, maar Facilitor blijft voor alle bewoners een belangrijk fundament.”

Uitbreiding met servicedesk-module

Ron kijkt ook vooruit: “We willen de servicedesk-module gaan toevoegen. Bewoners geven dan in Facilitor aan wanneer bijvoorbeeld een lamp defect is. Het ticket dat ze dan vervolgens aanmaken, zal direct bij de leverancier terechtkomen. Dat heeft niet zozeer te maken met  de samenwerking  met bezoekers, maar wel met  de samenwerking onderling op de campus.

Ron legt uit: “Als facility managers hebben we erg veel controle over bijna alles. Maar een lamp die kapot is of een scherm dat niet werkt, dat kunnen we onmogelijk monitoren. In zekere zin kan dat ook de samenwerking in de weg zitten. Dat wil je voorkomen in een omgeving waar snelheid een bepalende factor is voor succes. Met behulp van de module Servicedesk willen we dat leveranciers direct worden ingeseind, zodra reparatie of vervanging van een object nodig is. Dat levert ons qua gebouwbeheer ook een enorme tijdswinst op. Dit gebeurt dankzij de 2.100 extra ogen die je dan in feite inzet.”

Slimmer factureren

Een andere manier van factureren gaat ook een flinke tijdswinst opleveren, verwacht Ron. “Van de 800 reserveringen die we jaarlijks krijgen, worden er 600 met facturatie doorbelast. Voor ons betekent dat nu, dat we nog veel gegevens handmatig moeten overtikken. Met de Facturatie-module kunnen we die facturen uit Facilitor laten rollen. We hoeven dan geen tijd meer te besteden aan de opmaak van de facturen.”

Dit artikel is gesponsord door Facilitor.