Stan Rethans: 'Gebruikelijkheid en doelmatigheid in de WKR blijven lastig'

Stan Rethans is voorzitter van de Kennisgroep cao van de Belastingdienst. Geregeld vertelt hij over wat hij tegenkomt in zijn vakgebied. Deze keer gaat het in op de toepassing van de doelmatigheidsgrens binnen de WKR. Rethans schrijft zijn columns op persoonlijke titel.

De werkkostenregeling (hierna: WKR) zorgt bij veel werkgevers nog steeds voor twijfel over de juiste toepassing. Vooral de begrippen gebruikelijkheidscriterium en doelmatigheidsgrens roepen vragen op. Deze zijn van belang bij het hanteren van de befaamde grens van € 2400. De Kennisgroep loonheffing algemeen heeft onlangs een standpunt gepubliceerd dat dieper ingaat op deze 2 belangrijke criteria.

Hoe zit dat nu precies?

Om maar met het belangrijkste te beginnen: beide begrippen worden nogal eens door elkaar gebruikt, waardoor het onderscheid niet altijd duidelijk is. Toch gaat het echt om 2 verschillende zaken.

In de basis kennen wij 2 smaken wanneer een werkgever loon betaalt aan zijn werknemer. Je kunt het loon op het loonstrookje zetten, of het aanwijzen als eindheffingsloon. De aanwijzing mag echter niet zomaar. De wetgever stelt als eis dat de aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (hierna: vergoedingen) gebruikelijk moet zijn.

In de praktijk blijkt dat een lastig te hanteren begrip te zijn, want de vergoeding mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Ga er maar aan staan.

WKR-grens

Om te voorkomen dat over elk beloningsbestanddeel dat een werkgever aan zijn werknemer toekent discussie ontstaat over de gebruikelijkheid, heeft de Belastingdienst een oplossing geboden: het opnemen van een doelmatigheidsgrens van € 2400. Vergoedingen tot € 2400 per persoon per jaar worden door de Belastingdienst als gebruikelijk beschouwd. De afwijking van 30% speelt hierbij geen rol.

Bovendien speelt het gebruikelijkheidscriterium geen rol bij vergoedingen die onder een gerichte vrijstelling vallen, omdat het aanwijzen van dergelijke vergoedingen altijd gebruikelijk is.

Grensgevallen

Is hiermee alle onduidelijkheid weggenomen? Nee, zeker niet. Maar het kennisgroepstandpunt biedt wel meer duidelijkheid. De WKR is ingevoerd met de gedachte dat werkgevers niet meer op werknemersniveau hoefden bij te houden waarop een beloning was gebaseerd. Dat klopt, zolang de als eindheffingsloon aangewezen beloning (die niet onder een gerichte vrijstelling valt) per persoon onder de grens van € 2400 blijft.

Er bestond lange tijd onduidelijkheid over de vraag of je als werkgever een vergoeding van € 2400 mocht geven aan je werknemer, met daarbovenop nog een kerstpakket en een eindejaarsfeestje, waardoor de vergoeding voor de werknemer toch echt boven de € 2400 uitkomt. Het kennisgroepstandpunt maakt volkomen duidelijk dat in deze discussie, waarin je als werkgever de doelmatigheidsgrens kan toepassen, het echt van belang is of een vergoeding gebruikelijk is.

In dit verband toch handig om dit met een voorbeeld toe te lichten:

Een IT-bedrijf geeft in een bepaald jaar de volgende vergoedingen/verstrekkingen aan zijn werknemers, aangewezen als eindheffingsloon:

1. Een vergoeding van € 0,23 per zakelijke kilometer.
2. Een vergoeding van € 1000 voor scholingsuitgaven.
3. Een vergoeding van € 700 ter bevordering van de verduurzaming van de woning (onder andere zonnepanelen, warmtepomp).
4. Een kerstpakket ter waarde van € 100.
5. De mogelijkheid om via uitruil van loon tot maximaal € 1200 een tegemoetkoming te ontvangen van maximaal € 1200 voor aflossing van studieschulden.
6. Een vergoeding van € 300 als tegemoetkoming voor een sportschoolabonnement.
7. Een eindejaarsbonus van € 2000.

De uitwerking verloopt als volgt, waarbij wij ons focussen op de toepassing van de doelmatigheidsgrens van maximaal € 2400:

- De vergoedingen onder 1 en 2 zijn gericht vrijgesteld en en kunnen door het IT-bedrijf probleemloos worden uitgekeerd zonder gevolgen voor de loonheffing. De doelmatigheidsgrens is hier niet van toepassing.
- Voor vergoeding 3 (verduurzaming woning) geldt dat het niet gebruikelijk is dat een werkgever dit soort kosten van een werknemer in de eindheffing betrekt.
- Vergoeding 4 (kerstpakket) kan feitelijk worden aangemerkt als een gebruikelijke beloning vanuit de werkgever.
- Vergoeding 5 (tegemoetkoming studiekosten) is een actuele, nieuwe arbeidsvoorwaarde. Hierover kun je gerust nog een stevige discussie opstarten: is het gebruikelijk dat een werkgever dit als eindheffingsloon aanmerkt?
- Voor vergoeding 6 (sportschoolvergoeding) geldt dat het niet gebruikelijk is dat een werkgever dit soort kosten van de werknemer in de eindheffing betrekt.
- Vergoeding 7 is de eindejaarsbonus. Het is niet gebruikelijk om deze aan te wijzen, en het is de vraag of er binnen de doelmatigheidsgrens nog ruimte bestaat om dit alsnog te doen.

Wat is nu de kern van het berekenen van de doelmatigheidsgrens?

In wezen komt het erop neer dat vergoeding die onder een gerichte vrijstelling vallen of als gebruikelijk kunnen worden geschouwd, niet meetellen voor de doelmatigheidstoets. Dat betekent dat de vergoedingen onder de nummers 1, 2, 4 en waarschijnlijk ook 5 buiten de discussie blijven. Alleen de vergoedingen onder de nummers 3, 6 en 7 toets je als werkgever aan de doelmatigheidsgrens. In totaal gaat het dan om € 700 + € 300 + € 2000 = € 3000. Als werkgever mag je slechts tot € 2400 gebruikmaken van de doelmatigheidsgrens.

Het meerdere boven de € 2400 (oftewel € 600) mag je als werkgever dus niet meer aanwijzen, maar moet verplicht als loon van de werknemer worden opgenomen op het loonstrookje. Volg je me nog? Belastingvereenvoudiging zoals de WKR beoogde, is vooralsnog een utopie.