Je weet als secretaresse of managementassistent dat communicatie een groot gedeelte van je werk en je tijd beheerst. Helaas besteden we soms te weinig tijd aan het reflecteren op onze communicatie, zowel de mondelinge als de schriftelijk communicatie. Naast de wezenlijke competenties is het goed nog eens de noodzakelijke communicatievaardigheden onder de loep te nemen.

Is het jou ook opgevallen dat bij gesprekken mensen soms zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten? Het is alsof we elkaar niet verstaan. Dat is gek; we hebben één mond en twee oren. Dus we zouden meer in de ‘ontvangstmodus’ moeten zitten in plaats van te zenden. Vooral als je gesprekken afluistert in een restaurant, in de trein of bij een telefoongesprek als je staat te wachten voor de bus, hoor je de meest wonderlijke gesprekken. In elk gesprek zit een boodschap die je wilt overbrengen en tegelijkertijd wordt er een ‘relatievoorstel’ gedaan. Je hoort of ze elkaar begrijpen en hoe de onderlinge verhouding is.

Het effectief overdragen van een boodschap begint bij jezelf:

• Weet je wat je wilt vertellen en waarom?
• Tegen wie wil je wat zeggen?
• Hoe zorg je ervoor dat je wordt gehoord en begrepen?

Dit zijn vragen die aan elke boodschap voorafgaan. Als voor jezelf al niet helder is wat precies jouw boodschap is, hoe kun je dan verwachten dat het voor de ontvanger duidelijk wordt? De volgende tips helpen je jouw boodschap duidelijk over te brengen, bijvoorbeeld als je een vraag stelt aan je manager, als je informatie verstrekt over een project in een voortgangsvergadering, als je jouw mening geeft over een vraagstuk of als je een presentatie houdt.

Boodschap effectief overbrengen: 7 tips

• Maak het doel en de kern van jouw boodschap duidelijk; wees concreet.
• Onderbouw de kern van jouw boodschap punt voor punt, stap voor stap: orden jouw boodschap en wees volledig.
• Formuleer in een rustig tempo.
• Let op de reacties van de ontvanger.
• Ga na of je wordt begrepen en of jouw boodschap wordt geaccepteerd.
• Reageer op de reacties, maar hou de kern van jouw boodschap in de gaten.
• Geef een samenvatting van jouw boodschap en sluit af.

Communiceren is altijd een combinatie van sturen en ontvangen van boodschappen. Wat kun jij als zender doen om de ontvangst zo goed mogelijk te maken, oftewel hoe bevorder je jouw luistergedrag bij de ander?

8 tips om om luistergedrag bij de ontvanger te bevorderen

• Trek de aandacht van de luisteraar voordat je begint te praten. Dat kun je bijvoorbeeld doen door mensen rechtstreeks met hun naam aan te spreken. Niet: ‘Wil jij of kun jij…’, maar: ‘Zeg Frits, kun jij…’
• Probeer je stem enigszins te verheffen of juist te wachten totdat het stil is.
• Zorg voor een goed luisterklimaat; geen afleidende situaties, noch in de omgeving noch bij de ontvanger. Stop zelf met spreken als er onvoldoende aandacht is en wacht.
• Varieer in stemhoogte en -volume, zonder er een toneelstuk van te maken.
• Sluit in je taalgebruik aan bij het denk- en belevingsniveau van de ander.
• Gebruik ik-taal in plaats van jij‐taal: ‘ik vind…, ik wil…, ik denk…’ in plaats van ‘je kunt ook…, je wilt weleens…, Je denkt af en toe na over…’.
• Gebruik directe taal: concreet, tegenwoordige en verleden tijd. Vermijd zo veel mogelijk verkleinwoorden, stopwoordjes en vage begrippen: soms, misschien, een beetje, enigszins, een stuk of…, af en toe.
• Check altijd of jouw boodschap goed is overgekomen. Dat is namelijk het enige waar je als zender zelf invloed op hebt.