Al met het aanbestedingstraject besloot Friese Poort zaken anders aan te pakken dan anders. Projectleider Jolanda Brouwer: “Voorheen werkten wij onze eisen en wensen tot in detail uit: van dan tot dan moet het restaurant geopend zijn, een broodje ham mag zo veel kosten, enzovoort. Daar konden leveranciers dan op inschrijven. Maar eigenlijk ga je zo op de stoel van de experts zitten en voor hén bepalen hoe zij hun werk moeten doen. En dan is er in de praktijk onderweg ook niet veel ruimte om bij te sturen of te vernieuwen wanneer omstandigheden veranderen.”
Voorheen werkten wij onze eisen en wensen tot in detail uit: van dan tot dan moet het restaurant geopend zijn, een broodje ham mag zo veel kosten, enzovoort..'”
“Daarom hebben we het proces dit keer omgedraaid en gekozen voor best value procurement – prestatie-inkoop. Waarbij we ons in onze uitvraag beperkten tot een aantal algemene uitgangspunten en randvoorwaarden en vervolgens leveranciers uitnodigden om op hun manier invulling aan onze wensen te geven. Een opdracht dus die vrij baan geeft aan hun expertise, creativiteit en ondernemerschap.”
Een natuurlijke match
De aanbesteding was koren op de molen van cateraar CIRFOOD, die niet alleen hofleverancier is van de meeste grote onderwijsinstellingen in het land, maar ook inhoudelijk veel aanknopingspunten zag. “Met onze Italiaanse roots zit een gezond, lekker én duurzaam aanbod in ons DNA”, legt districtsmanager Huub Luikenaar uit.
“We zetten al forse stappen in de eiwittransitie – richting een assortiment dat voor 80 procent plantaardig is. We werken zo veel mogelijk met verse producten uit de regio en zijn bezig onze afvalstromen steeds verder te beperken. Allemaal elementen die aansluiten bij de uitgangspunten van Dutch cuisine en de wensen van Friese Poort. Wij zagen direct een match.”
Interview
Dat bleek wederzijds: CIRFOOD kreeg de opdracht gegund. “Daarin speelde ook het interview aan het eind van de selectieprocedure een belangrijke rol”, zegt Brouwer.
“Want partijen kunnen hun plannen nog zo mooi op papier zetten, uiteindelijk moet je vertrouwen hebben in de mensen met wie je daadwerkelijk gaat samenwerken. Die wilden we dus eerst spreken voordat we een contract aangingen. Bij Huub en zijn collega’s hadden we meteen een goed gevoel.”
Alle zeilen bijzetten
De implementatie van de dienstverlening van CIRFOOD viel samen met versoepelingen van coronamaatregelen in het onderwijs. Bijna twee jaar lang had de catering op Friese Poort – voor zover nog aanwezig – voornamelijk bestaan uit foodtrucks, met een flink afgeslankte bezetting, en nu gingen alle restaurants weer open. Onder een nieuwe vlag, met een nieuw assortiment. Een flinke uitdaging, alleen al om de medewerkers die CIRFOOD overnam van de vorige leverancier, mee te nemen in de veranderingen en ondertussen extra personeel aan te trekken om weer op volle sterkte te kunnen draaien.
Partijen kunnen hun plannen nog zo mooi op papier zetten, uiteindelijk moet je vertrouwen hebben in de mensen met wie je daadwerkelijk gaat samenwerken”
“En ondertussen moesten er ook nog heel veel andere organisatorische en contractuele zaken geregeld worden voor de heropening van alle locaties”, zegt Luikenaar. “Het was alle zeilen bij zetten om in september, aan de start van het schooljaar, alles op orde te hebben.”
Wennen
Vanaf de voorbereidingen werden alle stakeholders nauw betrokken. Van de cateringmedewerkers tot vestigings- en facilitair managers en studentenraden. “Zo’n nieuwe samenwerking is voor iedereen even schakelen”, zegt Brouwer.
“Facilitair managers moesten er bijvoorbeeld aan wennen dat CIRFOOD nu de regie had en dat zij veel konden loslaten. Dat vonden sommigen best lastig.”
Ook de afstemming van vraag en aanbod was in het begin aftasten. De budgetproducten van CIRFOOD liepen harder dan verwacht en waren daardoor voor studenten die later kwamen, niet altijd meer beschikbaar.
FM'ers moesten er bijvoorbeeld aan wennen dat CIRFOOD nu de regie had en dat zij veel konden loslaten. Dat vonden sommigen best lastig”
Brouwer: “CIRFOOD biedt voor elke student, voor elke smaak en voor elke beurs wat wils. Maar we hadden toch niet helemaal helder gemaakt waarom sommige producten wat meer kosten – bijvoorbeeld omdat ze duurzaam zijn geproduceerd en uit de regio komen. Dat doet wat met de perceptie van studenten en medewerkers, die prijzen gewend waren die vanwege afspraken uit 2014 een stuk lager waren. Zeker als het budgetassortiment niet duidelijk aangegeven of uitverkocht is. Dergelijke verbeterpunten hebben we snel samen opgepakt.”
Partnerschap en kruisbestuiving
Ook daarin denken weer alle stakeholders mee. Luikenaar: “Dat is het mooie van deze samenwerking, dat we met elkaar – gelijkwaardig – om de tafel gaan en kijken: hoe kunnen we tegemoet komen aan de wensen van studenten en medewerkers zonder in te leveren op de doelstellingen van Friese Poort om de gezondste en beste schoolkantines te bieden? Op een manier die ook recht doet aan ons ondernemerschap? Dat doen we onder meer door op de locaties duidelijker aan te geven waar wat te vinden is en door ons budgetaanbod te vergroten. Waarbij Friese Poort wat bijlegt. In het overleg met de studentenraden bespreken we ook wat zij kunnen doen om hun achterban mee te nemen. Zo komen we steeds een stap verder.”
Brouwer: “De facilitair managers merken ook dat ze hun grip op de catering kunnen loslaten en dat hun dat tijd oplevert. Er is in korte tijd een vertrouwensband ontstaan die dat makkelijk maakt voor hen.”
Luikenaar besluit: “De basis staat. De volgende stap is dat we echt de verbinding maken met de Dutch cuisine en ons gezamenlijke groeipad verder uitbouwen. Daarbij denken we ook aan samenwerking ín de keukens, waarbij studenten van Friese Poort bij ons het vak leren. Want zij zijn de cateraars van de toekomst.”
Dit artikel is gesponsord door CIRFOOD
