1. Urenregistratie
Wanneer je binnen je organisatie op projectbasis werkt, dan factureer je vaak op basis van gewerkte uren. Wanneer uren niet goed worden geregistreerd, krijg je te maken met omzetlekkage. Er worden dan dus uren gewerkt maar niet gefactureerd. Ook wanneer je op basis van fixed price werkt is het belangrijk om te weten of het project het aantal uren kost dat je hebt ingeschat.
Om gelekte omzet of budgetoverschrijding te voorkomen is een goede registratie van uren belangrijk. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een systeem dat time sheets bijhoudt. Ook systemen die in de cloud werken en via een smartphone te gebruiken zijn vallen bij veel organisaties in de smaak, omdat ze zo gebruiksvriendelijk zijn.
Rapportages voor het management
Een accurate urenregistratie biedt ook voor het management een aantal voordelen. Zij krijgen via rapportages in no-time overzichtelijk hoeveel uur aan welke werkzaamheden wordt besteed. Het is zelfs mogelijk om een koppeling te maken met Business Intelligence tools voor nóg specifiekere inzichten. Zo stuur je op projectresultaat en interne werkzaamheden.
Urenregistratie maakt dus inzichtelijk hoeveel gewerkte uren declarabel zijn. Een KPI die in flink wat sectoren van groot belang is. De verschillende inzichten op het gebied van omzetlekkage en accurate registratie zijn vervolgens een solide basis voor toekomstige projecten en/of offertes.
2. Efficiënt factureren
Facturen betaald krijgen is van essentieel belang voor iedere organisatie. Veel bedrijven werken nog met Excel als basis voor de administratie en facturering. Hier komt veel handmatig werk bij kijken. De foutmarge neemt tevens significant toe en er is onnodig veel tijd nodig om fouten te herstellen, creditnota’s aan te maken en vragen te beantwoorden.
Een ander nadeel van een Excel-administratie: het is niet gekoppeld aan een boekhoudpakket. Hierdoor is er geen compleet zicht op de betaalstatus en dus het werkkapitaal. Automatisering van financiële systemen zorgt ervoor dat er werk uit handen genomen wordt. Denk hierbij aan het automatisch versturen van betaalherinneringen en het draaien van rapportages. Kortom, je zorgt voor een gestroomlijnd proces van A tot Z.
3. Optimaal relatiemanagement
De laatste tip richt zich op het sales- en marketingproces. Investeer in relaties en zorg voor een goed CRM-systeem. Hiermee ben en blijf je in controle. Wanneer je (nog) geen CRM-systeem gebruikt, loop je tegen allerlei uitdagingen aan. Denk hierbij aan het mislopen van nieuwe klanten of een niet tijdige opvolging van leads in je salesfunnel.
Wanneer je geen CRM-systeem gebruikt, kan je nieuwe klanten mislopen”
Enkele voorbeelden van uitdagingen: Een salespersoon wil een prospect benaderen, maar heeft niet de juiste gegevens. Of een leidinggevende die geen inzicht heeft in de lopende prospects en de salesfunnel. Of: een salescampagne die niet het rendement oplevert waarop werd gehoopt.
Van prospect naar klant
Met een goed CRM-systeem heeft de salesafdeling continu inzicht in prospects en kunnen accountmanagers en salesprofessionals duidelijke offertes uitbrengen. Ook heeft het management altijd inzicht in de status van de salesfunnel.
Doordat er te allen tijde zicht is op de status van lopende verkopen, worden er belangrijke inzichten verkregen op het gebied van sales. Hoe lang duurt het proces van prospect naar klant? Welke prospects converteren wel of juist niet? Met het antwoord op deze vragen stuurt de marketingafdeling nog gerichter op de juiste prospects. Wanneer dit proces zich blijft herhalen wordt de salesfunnel van steeds hogere kwaliteit.
Bonustip: combineer het in één oplossing
Er zijn veel bedrijven die uren, facturatie en CRM in één pakket aanbieden. Vaak bieden ze zelfs meer, zoals verlof, onkosten en planning. Hier vind je handige tips om je succesvol te oriënteren op software die bij jouw organisatie past.
Dit artikel is gesponsord door Yoobi.
