Grenzen stellen, je werk in overleg goed overdragen, dóórvragen bij verzoeken… en nee zeggen. Dat wordt alleen maar belangrijker, meent trainer en coach Marianne Smits. “Assistants worden overvraagd, er zijn minder mensen en meer werk. Dit is een issue bij alle assistants die ik tegenkom in trainingen en coaching.”
Communicatie is essentieel
Om jezelf te beschermen en een optimale samenwerking te hebben die voor alle partijen slaagt, is het essentieel om tactisch te communiceren. De essentie? Marianne: “Zeggen wat je bedoelt en bedoelen wat je zegt. Het is simpelweg: de juiste dingen op het juiste moment zeggen. En om aan te sluiten bij de belevingswereld van de ander.”
In een teamcoaching zag Marianne waar dat even misging. Ze ving een gesprek op tussen een assistent en haar manager. De assistent kondigde een vrije middag aan en vervolgde met waarom ze er niet zou zijn.
Marianne: “Het werd een langdradig gesprek, de manager rolde nog net niet met zijn ogen. Een manager wil op zo’n moment eigenlijk alleen horen: je bent er niet, oké, hoe zorg je ervoor dat het werk doorgaat? Bij wie kan ik terecht, wie neemt het over?”
Door snel to the point te komen, voorkom je dat de ander afhaakt. Je maakt je punt en het is voor jou en je manager helder. En jij profileert je als de professional die je bent. Het sociale gesprek komt op een ander, geschikter moment wel weer.
'Manager' van de manager
Er is nog een groot voordeel. In jouw brede takenpakket kun je met tactisch communiceren ook nog eens je meerwaarde vergroten. Bespreek waar de manager behoefte aan heeft, breng in kaart waar jouw kracht ligt en creëer zo een optimale match. Zo ben je ultiem van toegevoegde waarde. Jij doet waar je goed in bent en je ondersteunt je manager op die aspecten die zijn/haar productiviteit verhogen.
“Hoe sterk is het”, zegt Marianne enthousiast, “als jij bijvoorbeeld eind november begint over de doelen van 2024? Je denkt vooruit, brengt de doelen in kaart, stelt gezamenlijk de prioriteiten. Je matcht de taken met jouw kwaliteiten. Van daaruit leg je focus en ga je het gesprek aan met de manager hoe je het werk gaat inrichten. Je onderbouwt eerst het gesprek, je bereidt het voor, daarna ga je het gesprek in. En zo doe jij de juiste dingen. Je wordt eigenlijk de manager van je manager.”
Je kunt zelf sturend zijn
“Het is niet langer ‘u vraagt, wij draaien’. Je kunt, je mag zelf veel sturender zijn. Door de te behalen doelen voortdurend voor ogen te houden, wordt jullie samenwerking nóg effectiever. Strategisch denken en handelen dus, waardoor je je niet meer laat leiden door de waan van de dag. En doordat jij je talenten nadrukkelijker inzet, haal je nóg meer energie uit je werk. Door kritisch mee te denken en tactisch te communiceren bied je effectieve ondersteuning. Je manager behaalt zijn doelen en jij toont krachtig je meerwaarde.”
