Het nut van de RI&E

Grote, complexe reorganisaties. Ze zorgen voor veel stress bij personeel, en ook bij de ondernemingsraad. Want die moet vaak snel advies uitbrengen. Hoe zorg je ervoor dat je toch grip op de zaak houdt?

Waar begin je bij het verbeteren van de arbeidsomstandigheden in het bedrijf? Vaak blijkt er al meer in huis te zijn dan de ondernemingsraad of VGWM-commissies denkt. Meestal weten ze niet dat er al een RI&E is. Opmerkelijk, omdat de RI&E de basis vormt voor het te voeren arbobeleid. Het is dus bij uitstek een document voor de OR of de VGWM-commissie.

Tip: houd het overzicht
Vaak zijn er afzonderlijke RI&E’s van de verschillende afdelingen of locaties, of als onderdeel van een totale RI&E. Dit maakt het soms wat onoverzichtelijk. Probeer de laatste versies te pakken te krijgen, via de werkgever of de arbodienst. Stop de RI&E’s bij elkaar in een map. Neem de tijd om ze te bestuderen en onderling te bespreken. Probeer te snappen wat er in staat. Laat je eventueel adviseren door de arbodienst of een externe deskundige.

Wie voert de RI&E uit?
De RI&E mag worden uitgevoerd door een deskundige werknemer. De arbodienst hoeft het dus niet per se te doen. Het is wél aan te bevelen dat de betreffende werknemer van tevoren contact heeft met de arbodienst over de methodiek. Hij kan dan meteen afspraken maken over de verplichte toetsing door de arbodienst. Het werkt meestal beter als de RI&E in zijn geheel door de arbodienst wordt uitgevoerd. In kleinere organisaties met behoorlijke arbo-expertise en weinig aspecten die in aanmerking komen voor een diepgaande inventarisatie, is uitvoering in eigen beheer wél een optie.

Tip: blijf erbij!
Bij de uitvoering van de RI&E gebeuren vaak de ergste dingen. Een welwillende werknemer voert de RI&E uit en krijgt hiervoor de medewerking van de arbodienst. Het spreekwoord ‘wiens brood men eet wiens taal men spreekt’ gaat hier nog wel eens op. De resultaten zijn vaak bedroevend. Check dus de methode en de wettelijke eisen die aan de RI&E zijn gesteld. Ook als de arbodienst die uitvoert.

Is de RI&E breed genoeg?
In veel RI&E’s worden vooral veiligheids- en gezondheidsaspecten beoordeeld. Welzijn en werkdruk blijven vaak onbelicht. Een goede RI&E moet echter ook deze onderwerpen meenemen. Let ook op de lijsten zelf. Meestal worden korte vragenlijsten gebruikt die eventueel kunnen leiden tot diepgaandere onderzoeken. Daar komt het vaak echter niet meer van.

Tip: kies een bijpassende methodiek
Probeer erachter te komen of het bedrijf wil beginnen met een RI&E. Vraag inzicht in de te gebruiken methode. Vaak is dat een standaardmethode of een door de arbodienst ontwikkelde methode. Beoordeel of de voorgestelde methode past op uw organisatie. Laat de arbodienst beargumenteren waarom.

Houd vooraf rekening met de specifieke situatie en risico’s in het bedrijf. Gebruik hiervoor informatie over het ziekteverzuim, ongevalcijfers, gevaarlijke stoffen en meldingen door het personeel. Veelgebruikte methoden zijn:
• Inspectie Methode Arbeidsomstandigheden (IMA): veiligheid, gezondheid, beperkt welzijn
• Algemene Bedrijfsverkenning Risico-inventarisatie- en evaluatie (ABRIE): veiligheid, gezondheid, beperkt welzijn
• Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid (VBBA): welzijn
• Toetsingslijst Mens en Organisatie (TOMO): welzijn

Inhoud van de RI&E
Wat moet er in de RI&E staan? Uitgangspunten hierbij zijn: de Arbowet, het Arbobesluit, de Boeteregeling en het Arbo-informatieblad AI-1. In de RI&E moet de werkgever schriftelijk vastleggen welke VGW-risico’s de arbeid met zich meebrengt voor de werknemers. In het genoemde AI-1 (bijlage 1) staat heel duidelijk aangegeven welke aspecten er moeten worden beoordeeld. De belangrijkste:

Arbo- en verzuimbeleid
• doelstellingen werkgever: beleidsverklaring
• verzuimbeleid
• taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
• samenwerking en overleg
• voorlichting en onderricht
• toezichthoudende taken
• gedrag van werknemers.

Algemene voorzieningen
• inrichtingseisen gebouwen en werkplekken
• bedrijfshulpverlening
• verlichting
• uitzicht
• klimaat
• geluid
• gevaarlijke stoffen
• lichamelijke belasting
• beeldschermwerk
• arbeidsmiddelen
• persoonlijke beschermingsmiddelen
• functie-inhoud
• werkdruk
• werk- en rusttijden.

Aanvullende verplichtingen
• In de RI&E moet speciale aandacht zijn voor bijzondere groepen zoals jeugdigen, uitzendkrachten, alleenwerkers, zwangeren, ouderen, etnische minderheden of mindervaliden.

• De R&E mag globaal zijn – afhankelijk van de risico’s – maar moet diepgaand zijn als er een aparte inventarisatieplicht bestaat (Arbobesluit). In deze gevallen zal de arbodienst een diepgaander onderzoek moeten doen. De resultaten hiervan moeten worden toegevoegd aan de RI&E. Als de risico’s dat toestaan, mogen deze onderzoeken in fasen worden toegestaan. Signalering hiervan in de RI&E is verplicht. Bovendien moet een eventuele fasegewijze aanpak opgenomen zijn in het plan van aanpak.

• De RI&E moet actueel blijven en hoeft dus niet meer na drie of vier jaar vernieuwd te worden. De RI&E moet worden aangepast als er verandering komt in bijvoorbeeld:
– het gebruik van stoffen
– materialen
– machines
– gebouwen
– de werkwijze
– veranderingen in de stand van wetenschap
– professionele dienstverlening: o.a. inzichten bij de arbodienst

Rol arbodienst
De arbodienst moet de RI&E voorzien van een beoordeling van de volledigheid en betrouwbaarheid ervan. Ook moet de dienst aangeven of actuele VGW-inzichten zijn verwerkt in de RI&E. Hierdoor is de arbodienst verplicht de RI&E te toetsen. De arbodienst voorziet de uitkomsten van de RI&E ook van adviezen. Die moeten prioriteiten bevatten en maatwerk zijn. Bovendien moeten alternatieven staan genoemd. En er moet sprake zijn van bronaanpak. Bovendien moet het begrijpelijk zijn voor de doelgroep.

Prioriteiten stellen
Voor het bepalen van de prioriteit zijn verschillende manieren. Een veelgebruikte is die van Henstra/Kinney. Deze ‘relative ranking-methode’ geeft op basis van drie parameters – effect x waarschijnlijkheid x blootstelling – aan hoe een bepaald risico moet worden ingeschat. Het wordt hierdoor mogelijk om vrij snel een overzicht te krijgen van de grootste risico’s.

Rol arbodienst
• De evaluatie van de risico’s dient door de arbodienst te gebeuren. Hier worden de risico’s vergeleken met de wettelijke bepalingen en beleidsregels: de NEN/ISO-normen.
• De arbodienst moet de RI&E ook aan de ondernemingsraad of VGWM-commissie sturen. De werkgever moet er daarnaast voor zorgen dat elke werknemer vooraf kennis kan nemen van de risico’s die hij loopt.

Tip: voldoet de RI&E aan de gestelde eisen?
Neem contact op met de arbodienst en laat het resultaat (RI&E + adviezen) uitleggen. Maak met de werkgever bovendien afspraken over wanneer de RI&E moet worden geactualiseerd. Dit kun je vervolgens ook opnemen in het overlegprotocol.

Rechten van de OR
De ondernemingsraad en VGWM-commissie hebben aardig wat rechten. Het instemmingsrecht (WOR ) is recentelijk uitgebreid. Ook zijn er bepaalde rechten opgenomen in de Arbowet, het Arbobesluit en de certificeringseisen voor arbodiensten.

De belangrijkste rechten rond de RI&E
• Instemmingsrecht op alle arboregelingen: RI&E en plan van aanpak, contract arbodienst, arbobeleid en procedures, ziekteverzuimbeleid.
• Overlegrecht (WOR ): bij niet opvolgen van de adviezen van de arbodienst door de werkgever (Arbowet), jaarlijkse bespreking van de voortgang van de RI&E + plan van aanpak en de actualisatie van de RI&E (Arbowet).
• Informatierecht (WOR ), RI&E naar ondernemingsraad (Arbowet)
• Certificeringsregeling (eisen aan arbodienst): periodiek overleg tussen arbodienst en OR of VGWM-commissie, arbodienst stuurt de OR een exemplaar van de RI&E en adviezen hierover, toetsen van de RI&E op volledigheid, diepgang en betrouwbaarheid, dienen deskundigen VGW-breed in te zetten.

Tip: maak afspraken in een vroeg stadium
Zowel met werkgever als arbodienst! Bespreek de wijze waarop en de onderwerpen waarover de OR / VGWM-commissie betrokken wordt bij het hele RI&E + plan van aanpak-traject. Het is erg handig en verstandig om dit op te nemen in een overlegprotocol. In de eerder genoemde checklist zijn een aantal vragen opgenomen over de mogelijkheden en betrokkenheid van de OR / VGWM-commissie.

Eerst kwalitatief hoge oplossing…

Een RI&E is pas een RI&E als er een plan van aanpak bijzit! Het belangrijkste criterium voor het plan van aanpak is dat er gestructureerde aandacht is voor arbeidsomstandigheden. Bij het maken van plannen is het voeren van de arbeidshygiënische strategie verplicht. Bronaanpak dus. Eerst kwalitatief hogere oplossingen!

…pas daarna een lagere
Als deze niet haalbaar zijn – technisch, operationeel, financieel – mag een kwalitatief lagere oplossing worden gekozen. Er moet dan wel beleid worden ontwikkeld om uiteindelijk toch de beste oplossing in huis te krijgen. Deze beleidsvoornemens moeten ook in het plan van aanpak worden opgenomen.

Concrete eisen aan het plan van aanpak
• omschrijving van de VGW-maatregelen
• de wijze waarop de maatregelen worden genomen
• de middelen die hiervoor ter beschikking zijn
• wie is verantwoordelijk voor de uitvoering
• afspraken over de evaluatie
• einddatum

Tip: zie er op toe dat de RI&E een plan van aanpak bevat!
Beter is nog om in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken te zijn bij de RI&E en het maken van plannen. Spreek de adviezen van de arbodienst door met de werkgever. Toets de haalbaarheid van de plannen:
1 Wat is de weerstand bij werkgever en betrokken werknemers?
2 Technische haalbaarheid
3 Operationele haalbaarheid
4 Financiële haalbaarheid

Claim je instemmingsrecht
De betrokkenheid van de afdelingen (leiding en personeel) is erg belangrijk voor het welslagen van de plannen. Geef dus de afdelingen een rol in de uitvoering. Zorg er ook voor dat ze kunnen worden afgerekend op het eindresultaat. Evalueer het plan van aanpak en het daarvan afgeleide jaarplan regelmatig met de werkgever. Ten slotte: claim je instemmingsrecht!