• Overname
• Geheimhouding en WOR
• Visie van de ondernemer
• Concurrentiegevoelige informatie
• Privacygevoelige informatie
• Verstoring van de besluitvorming
• Verzwakking van de positie
• Misstanden in de onderneming
• OR en geheimhouding onderneming
Het behoort tot de nachtmerries van OR-leden en het overkwam de ondernemingsraad van een financiële instelling. De OR had onder geheimhouding gehoord dat hun ICT-afdeling zou worden overgenomen door een bekende automatiseerder. De geruchtenmolen had op volle toeren gedraaid.
En op een reguliere achterbanbijeenkomst vroeg een ICT’er: ‘klopt het dat wij zijn opgekocht?’ De OR-voorzitter was hierop niet voorbereid en zei zenuwachtig: ‘dat mag ik niet zeggen’. Dat antwoord maakte in één klap twee dingen duidelijk: het wás waar én de ondernemingsraad wist daar meer van. De aanwezigen eisten van de OR opening van zaken en de emoties liepen hoog op. De benarde OR zag nog maar één uitweg: ‘ga het maar aan de directie vragen.’ Tot verbijstering van de OR zei de bestuurder de volgende ochtend tegen een delegatie van IT’ers dat ‘de OR het verzoek om vertrouwelijke omgang met de gegevens wat te zwaar had geïnterpreteerd.’ Om vervolgens meer uit de doeken te doen dan de OR de afgelopen weken na stevig doorvragen te weten was gekomen.
De Wet op de ondernemingsraden (WOR) geeft aan dat OR-leden, evenals commissieleden, verplicht zijn tot geheimhouding van alle ‘zaken- en bedrijfsgeheimen’ die zij in hun functie vernemen. Tevens kan het zijn dat de ondernemer, de OR of de commissie geheimhouding oplegt. De wet stelt dat zoveel mogelijk het verzoek tot geheimhouding gedaan moet worden vóór de informatie wordt verstrekt. Tevens welke gegevens onder de geheimhouding vallen, hoe lang de geheimhouding duurt en tegenover wie de geheimhouding niet geldt. Niet alleen de gegevens waarvan expliciet is aangegeven dat zij geheim zijn, maar ook de gegevens waarvan de OR-leden redelijkerwijs moeten begrijpen dat zij geheim zijn, vallen onder de opgelegde geheimhouding.
Waarom gaat een ondernemer over tot geheimhouding? Daar valt in de praktijk een veelheid aan argumenten over te beluisteren, en het ene argument is meer plausibel dan het andere.
Als vandaag bekend wordt dat onderneming X belangstelling heeft om onderneming Y te kopen, heeft dat gevolgen voor de marktverhoudingen. Gevolgen die er zelfs toe kunnen leiden dat de koop niet doorgaat. In die situatie kan het verstandig zijn de informatie even stil te houden. Maar met name als de directie een beroep doet op de concurrentiegevoeligheid van de informatie, is het verstandig als ondernemingsraad goede afspraken te maken over de verdere procesgang, om te voorkomen dat iedereen erover praat, behalve de OR.
Het kan zijn dat de directie de ondernemingsraad slechts wil vertellen waarom bepaalde werknemers op non actief zijn gesteld, of directieleden plotseling ontslagen zijn, als de OR dat voor zich houdt. Het is een dunne lijn, maar toch: als openbaarheid die personen onevenredig zou schaden is dat terecht, als het gaat om tegenvallend functioneren niet altijd. Bovendien: het kan goed zijn dat de betrokkene zelf helemaal geen prijs stelt op de doofpot.
Soms is de directie bang dat een rustige afwikkeling van het besluitvormingsproces over, bijvoorbeeld, een reorganisatie verstoord wordt als iedereen zich ermee gaat bemoeien. Dat is een dubieus argument. Een ondernemingsraad die zich ertoe laat verleiden om het hele besluitvormingsproces, tot en met het geven van advies aan toe, te laten plaatsvinden onder het regime van geheimhouding, snijdt zichzelf in de vingers.
In geval van fusiebesprekingen kan de directie bang zijn dat een negatieve stemming onder haar eigen werknemers de onderhandelingspositie verzwakt. Ook dit is een zwak argument. Als de directie serieus bang is dat de eigen werknemers negatief zijn gestemd over een voorgenomen fusie, is een slot op de mond van de OR dan de aangewezen remedie?
De ondernemer kan bang zijn dat het schadelijk is voor het bedrijf als misstanden in de openbaarheid komen. Denk aan pesten, andere vormen van intimidatie of vormen van onveiligheid. Daar is geheimhouding absoluut niet voor bedoeld! Degelijke situaties horen niet onder het tapijt geveegd, maar moeten integendeel doortastend worden aangepakt.
Een OR kan van alles vinden van de argumentatie van de ondernemer, maar zal toch moeten beslissen of hij de onder geheimhouding aangeboden informatie wil horen. Er bestaat één belangrijk argument om dat wel te doen en een belangrijk argument om het niet te doen.
Voor de goede orde: het is voor OR-leden (of commissieleden) niet mogelijk om de informatie wel aan te horen, maar de geheimhouding te weigeren. De geheimhouding wordt niet gevraagd, maar opgelegd. De enige manier om niet met geheime informatie te hoeven dealen, is die kennis niet te bezitten!
Het behoort tot de nachtmerries van OR-leden en het overkwam de ondernemingsraad van een financiële instelling. De OR had onder geheimhouding gehoord dat hun ICT-afdeling zou worden overgenomen door een bekende automatiseerder. De geruchtenmolen had op volle toeren gedraaid.
En op een reguliere achterbanbijeenkomst vroeg een ICT’er: ‘klopt het dat wij zijn opgekocht?’ De OR-voorzitter was hierop niet voorbereid en zei zenuwachtig: ‘dat mag ik niet zeggen’. Dat antwoord maakte in één klap twee dingen duidelijk: het wás waar én de ondernemingsraad wist daar meer van. De aanwezigen eisten van de OR opening van zaken en de emoties liepen hoog op. De benarde OR zag nog maar één uitweg: ‘ga het maar aan de directie vragen.’ Tot verbijstering van de OR zei de bestuurder de volgende ochtend tegen een delegatie van IT’ers dat ‘de OR het verzoek om vertrouwelijke omgang met de gegevens wat te zwaar had geïnterpreteerd.’ Om vervolgens meer uit de doeken te doen dan de OR de afgelopen weken na stevig doorvragen te weten was gekomen.
Overname
De Wet op de ondernemingsraden (WOR) geeft aan dat OR-leden, evenals commissieleden, verplicht zijn tot geheimhouding van alle ‘zaken- en bedrijfsgeheimen’ die zij in hun functie vernemen. Tevens kan het zijn dat de ondernemer, de OR of de commissie geheimhouding oplegt. De wet stelt dat zoveel mogelijk het verzoek tot geheimhouding gedaan moet worden vóór de informatie wordt verstrekt. Tevens welke gegevens onder de geheimhouding vallen, hoe lang de geheimhouding duurt en tegenover wie de geheimhouding niet geldt. Niet alleen de gegevens waarvan expliciet is aangegeven dat zij geheim zijn, maar ook de gegevens waarvan de OR-leden redelijkerwijs moeten begrijpen dat zij geheim zijn, vallen onder de opgelegde geheimhouding.
Geheimhouding en WOR
Waarom gaat een ondernemer over tot geheimhouding? Daar valt in de praktijk een veelheid aan argumenten over te beluisteren, en het ene argument is meer plausibel dan het andere.
Visie van de ondernemer
Als vandaag bekend wordt dat onderneming X belangstelling heeft om onderneming Y te kopen, heeft dat gevolgen voor de marktverhoudingen. Gevolgen die er zelfs toe kunnen leiden dat de koop niet doorgaat. In die situatie kan het verstandig zijn de informatie even stil te houden. Maar met name als de directie een beroep doet op de concurrentiegevoeligheid van de informatie, is het verstandig als ondernemingsraad goede afspraken te maken over de verdere procesgang, om te voorkomen dat iedereen erover praat, behalve de OR.
Concurrentiegevoelige informatie
Het kan zijn dat de directie de ondernemingsraad slechts wil vertellen waarom bepaalde werknemers op non actief zijn gesteld, of directieleden plotseling ontslagen zijn, als de OR dat voor zich houdt. Het is een dunne lijn, maar toch: als openbaarheid die personen onevenredig zou schaden is dat terecht, als het gaat om tegenvallend functioneren niet altijd. Bovendien: het kan goed zijn dat de betrokkene zelf helemaal geen prijs stelt op de doofpot.
Soms is de directie bang dat een rustige afwikkeling van het besluitvormingsproces over, bijvoorbeeld, een reorganisatie verstoord wordt als iedereen zich ermee gaat bemoeien. Dat is een dubieus argument. Een ondernemingsraad die zich ertoe laat verleiden om het hele besluitvormingsproces, tot en met het geven van advies aan toe, te laten plaatsvinden onder het regime van geheimhouding, snijdt zichzelf in de vingers.
In geval van fusiebesprekingen kan de directie bang zijn dat een negatieve stemming onder haar eigen werknemers de onderhandelingspositie verzwakt. Ook dit is een zwak argument. Als de directie serieus bang is dat de eigen werknemers negatief zijn gestemd over een voorgenomen fusie, is een slot op de mond van de OR dan de aangewezen remedie?
Privacygevoelige informatie
Verstoring van de besluitvorming
Verzwakking van de positie
De ondernemer kan bang zijn dat het schadelijk is voor het bedrijf als misstanden in de openbaarheid komen. Denk aan pesten, andere vormen van intimidatie of vormen van onveiligheid. Daar is geheimhouding absoluut niet voor bedoeld! Degelijke situaties horen niet onder het tapijt geveegd, maar moeten integendeel doortastend worden aangepakt.
Misstanden in de onderneming
Een OR kan van alles vinden van de argumentatie van de ondernemer, maar zal toch moeten beslissen of hij de onder geheimhouding aangeboden informatie wil horen. Er bestaat één belangrijk argument om dat wel te doen en een belangrijk argument om het niet te doen.
OR en geheimhouding onderneming
Pro: de OR kan zich voorbereiden op de te verwachten ontwikkelingen en op de eigen besluitvorming. Eventueel samen met externe deskundigen. (Dan moet formeel wel aan de ondernemer worden gevraagd om die deskundige in te lichten, en gaat de geheimhouding over op de deskundige).
Contra: de OR kan niet met de eigen achterban overleggen, en dat is een nare handicap voor een democratisch orgaan.
Contra: de OR kan niet met de eigen achterban overleggen, en dat is een nare handicap voor een democratisch orgaan.
Voor de goede orde: het is voor OR-leden (of commissieleden) niet mogelijk om de informatie wel aan te horen, maar de geheimhouding te weigeren. De geheimhouding wordt niet gevraagd, maar opgelegd. De enige manier om niet met geheime informatie te hoeven dealen, is die kennis niet te bezitten!
