1. Adviesaanvraag schriftelijk indienen

Zorg dat de bestuurder de adviesaanvragen met de bijbehorende informatie steeds schriftelijk indient.In de adviesaanvraag moet concreet vermeld staan waarover de bestuurder advies vraagt. Een bestuurder kan dus niet volstaan met: “Hierbij vragen wij de ondernemingsraad advies uit te brengen over bijgevoegde notitie”.

2. Hoe lang mag de ondernemingsraad erover doen?

De ondernemingsraad moet zijn advies binnen redelijke termijn uitbrengen. Bepaal daarom in overleg met de bestuurder per onderwerp wat een redelijke termijn is. Een eenvoudige structuurwijziging van de organisatie vergt nu eenmaal minder tijd om als ondernemingsraad te beoordelen dan een voorstel tot fusie of complexe reorganisatie. De bestuurder kan niet eenzijdig een termijn aan de or opleggen. De bestuurder zal vaak haast hebben, maar laat je niet opjagen. De tijd staat aan jouw kant. Probeer de adviesaanvraag wel efficiënt, maar ook zorgvuldig af te handelen.

3. Wat gebeurt er in de nabije toekomst?

Bij de bespreking van de algemene gang van zaken (2 maal per jaar) moet de bestuurder inzicht geven in toekomstige ontwikkelingen. Hierbij meldt de bestuurder dus ook welke adviesaanvragen de komende periode aan de ondernemingsraad worden voorgelegd. Spreek tijdens dit overleg al af op welke momenten de or bij de adviesaanvragen betrokken wil worden, zodat het advies van de ondernemingsraad straks van wezenlijke invloed kan zijn op het voorgenomen besluit van de bestuurder. Dit is wettelijk verplicht. Bovendien kan de or zich dan al vroeg voorbereiden op het betreffende thema. Los van de informatie die hij in de toekomst van de bestuurder krijgt.

4. Controleer op voldoende informatie

Beoordeel de adviesaanvraag direct na ontvangst op de wettelijk verplichte informatie. In een adviesaanvraag moet de bestuurder aangeven:

• Welk voorgenomen besluit hij wil nemen
• Waarom hij dit besluit wil nemen
• Wat de gevolgen hiervan zijn voor het personeel
• Welke maatregelen de bestuurder neemt tegen eventuele negatieve consequenties voor het personeel.

5. Opvragen meer informatie

Is de adviesaanvraag niet compleet, vraag dan schriftelijk de ontbrekende informatie op. Geef hierbij aan dat de behandeling van de adviesaanvraag stil ligt tot de betreffende informatie is ontvangen. Meld hierbij ook voor welke datum de ondernemingsraad de informatie nodig heeft, om zo te voorkomen dat de bespreking van het onderwerp in de or-vergadering stagneert.

6. Het sociaal plan

Bij ingrijpende gevolgen voor het personeel moet de bestuurder in overleg met de vakbonden een sociaal plan vaststellen. Breng in dergelijke gevallen alleen advies uit wanneer het sociaal plan is toegevoegd aan de adviesaanvraag. Dit geeft de ondernemingsraad de gelegenheid om nog invloed uit te oefenen op het sociaal plan door in zijn advies bijvoorbeeld aan te geven welke maatregelen hij mist in het sociaal plan en vervolgens de bestuurder te adviseren hierin wel te voorzien.

7. Contact met de vakbonden

Over het sociaal plan heeft de or de mogelijkheid om vroegtijdig contact met de vakbonden op te nemen en zijn wensenlijstje aan de vakbonden kenbaar te maken, voordat zij het overleg met de bestuurder in gaan.

8. Contact met de achterban?

Bepaal vroegtijdig of het wenselijk is de achterban of delen daarvan te raadplegen voordat de or zijn mening over het onderwerp gaat vormen. Zo ja, stel dan met elkaar vast op welke manier hieraan wordt vormgegeven (uitnodigen delegatie in de or-vergadering, bezoek aan het werkoverleg, steekproefsgewijs mensen bevragen, schriftelijk vragen voorleggen, achterbanraadpleging, enz.) en op welk moment.

9. Alle informatie compleet?

Zet het onderwerp pas op de or-agenda, wanneer voldoende informatie beschikbaar is. Op deze manier wordt geen onnodige tijd aan verspild en wordt er niet op basis van incomplete informatie een oordeel geveld, mening gevormd of besluit genomen. Bespreek daarom welke vragen de or nog heeft en overleg met de bestuurder hoe deze vragen zo snel mogelijk beantwoord kunnen worden.

10. Bespreking van de adviesaanvraag

De ondernemingsraad kan zich bij de behandeling van een adviesaanvraag de volgende vragen stellen: – Kijkend naar het voorgenomen besluit van de bestuurder, hoe zou volgens de or de ideale situatie er uit moeten zien?

• In hoeverre komt dit overeen met het voorstel van de bestuurder?
• In hoeverre wijkt dit af van het voorstel van de bestuurder?
• Wat zijn de positieve en negatieve aspecten van het voorstel?
• Wat mist de or in het voorstel?
• Welke conclusie kan de or op basis van bovenstaande uitkomsten trekken?

11. Het overleg met de bestuurder

Het voorgenomen besluit moet ten minste één keer in de overlegvergadering besproken worden. Bereid deze vergadering met behulp van bovenstaande vragen goed voor. Maak een overzicht van zaken waarover de or met de bestuurder van gedachten wil wisselen en verzamel punten waarover de or concrete toezeggingen van de bestuurder wil krijgen. Spreek hierbij goed af wie namens de or de woordvoerders zijn en wie hen zullen bijvallen op momenten dat dit nodig is. Let op dat toezeggingen juist worden opgenomen in het verslag van de overlegvergadering.

12. Het standpunt van de ondernemingsraad

Bepaal in de eerstvolgende or-vergadering het standpunt van de or. Bespreek ook of en wanneer de or een evaluatie wil ontvangen en welke elementen opgenomen moeten worden in deze evaluatie. Neem dit straks ook mee in het advies van de or.

13. De inhoud van het advies

Stel met elkaar de ingrediënten samen voor het uit te brengen advies. Waarbij het de voorkeur heeft een inhoudelijk advies uit te brengen. In de vorm van het puntsgewijs weergeven van de mening van de or op een aantal onderdelen van het voorgenomen besluit. Vermijdt in het advies het woord “positief” gekoppeld aan een aantal voorwaarden.

14. De reactie van de bestuurder

De bestuurder moet de or vervolgens schriftelijk melden of hij het advies van de or (deels) al dan niet overneemt. Neemt hij het niet of gedeeltelijk over, dan moet hij dit argumenteren. Beoordeel het definitieve besluit van de bestuurder op overeenkomsten en afwijkingen van het uitgebrachte advies en bespreek met elkaar de gebruikte argumenten. Controleer ook of de bestuurder alle toezeggingen nakomt die bijvoorbeeld tijdens de bespreking in de overlegvergadering zijn gedaan. Trek op basis hiervan conclusies. Met andere woorden, geeft de uitkomst hiervan de or aanleiding tot verdere stappen of kan de bestuurder met de invoering van start gaan.

15. Toetsen bij de achterban

Vraag enige tijd na de invoering aan de betrokken medewerkers hoe het traject is uitgevoerd en of ze nog tegen problemen zijn aangelopen. Onderneem op basis van de uitkomst de bijbehorende actie.

16. Evaluatie werkwijze or

Evalueer de gevolgde werkwijze van de OR. Kijk kritisch naar de eigen rol en stel vast wat er goed ging en wat niet en welke aandachtspunten dit oplevert voor de behandeling van een volgende adviesaanvraag. Nieuw: Verdiepingscursus adviesrecht en instemmingsrecht Voor de or is het van groot belang om de belangrijkste bevoegdheden tot in de puntjes te kennen en in de praktijk goed te kunnen toepassen. Vergroot je kennis met de Verdiepingscursus Advies- en instemmingsrecht.