CSRD: wat betekent het voor FM? (blog Phi Factory)

We hebben er sinds dit jaar een serieuze nieuwe duurzaamheidswetgeving bij, de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Deze Europese wetgeving zorgt ervoor dat grote organisaties in het jaarverslag van 2025 (dus over het jaar 2024) al over de gemaakte impact moeten rapporteren. What's in it for FM?

Door: Bas Tideman en Michael van der Meer, adviseurs bij Phi Factory

De wetgeving zal in fases voor steeds meer (en ook kleinere organisaties) gelden en vroeg of laat zal iedereen er op een bepaald niveau mee te maken krijgen. Met de groeiende aandacht voor klimaatverandering, sociale rechtvaardigheid en milieubescherming is er ook een toenemende druk op bedrijven om verantwoording af te leggen op hun duurzaamheidsprestaties over de gehele bedrijfsstructuur, waarbij ook de impact van FM een steeds grotere rol zal gaan spelen.

Wat is de CSRD?

De CSRD, een recent initiatief van de Europese Unie, is een belangrijke stap voor een transparanter duurzaamheidsbeleid. Maar waarom is dit zo belangrijk?
Momenteel kiezen bedrijven zelf hoe en waar ze precies over rapporteren als het op de milieu en sociale impact aankomt. Gelukkig zien we al steeds meer bedrijven die op een bepaalde manier rapporteren over hun duurzaamheidsinspanningen. Echter is het vaak moeilijk om prestaties met elkaar te vergelijken omdat ze zelf mogen bepalen op welke manier ze hierop rapporteren.
Daar komt met de CSRD-wetgeving verandering in. Doordat bedrijven op dezelfde manier moeten gaan rapporteren, is het veel makkelijker om deze vergelijking te trekken.

Waar bestaat het uit?

De CSRD bouwt namelijk voort op de bestaande financiële rapporteringsverplichtingen en organisaties moeten een geïntrigeerd jaarverslag gaan opstellen. Dit betekent dat het jaarverslag één geheel is waarbij duurzaamheid overal bij geïntegreerd wordt. Dus, geen losse duurzaamheidsrapporten meer waar bedrijven aangeven wat voor een goede dingen ze al doen terwijl de negatieve impact buiten beschouwing wordt gelaten. In een economie waar het (voor alsnog) vooral om geld gaat is dit een enorme stap!

Hoe moeten bedrijven gaan rapporteren?

Dat is aan de hand van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Dit zijn twee algemene standaarden (waarvan ESRS 2 verplicht is) en tien topical standaarden. De algemene standaarden gaan over hoe en waarover gerapporteerd dient te worden en de structuur en strategie van de organisatie. De topical standaarden gaan in op Environmental, Social en Governance (ESG) onderwerpen.

Bedrijven moeten via een dubbele materialiteitsanalyse bepalen of niet-verplichte normen materieel zijn. Bij materiële onderwerpen is rapportage verplicht. Dit houdt in dat de organisatie financiële materialiteit (risico's zoals droogte voor een organisatie met een hoog waterverbruik) en impact materialiteit (dezelfde organisatie heeft een grote invloed op bijvoorbeeld omliggende gemeenschappen als het alle water reserves verbruikt) per onderwerp beoordeelt. De materialiteit wordt niet alleen door de organisatie zelf vastgesteld, maar moet ook door belangrijke stakeholders zoals leveranciers, klanten en gemeenschappen worden bepaald. Het is van belang dat de organisatie duidelijk verklaart waarom bepaalde onderwerpen als niet-materieel worden beschouwd.

What's in it for FM?

Er zijn veel kantoororganisaties die een (project)team opzetten voor CSRD en facility management gaat hierin een steeds belangrijkere rol spelen. Veel onderwerpen van de CSRD zullen materieel zijn voor FM omdat de diensten en ingekochte producten een impact maken op de ESRS-thema’s.
Dit betekent dat er ook verplicht gerapporteerd moet worden en steeds meer data moet worden uitgevraagd en verzameld binnen de organisatie, met name bij de belangrijkste leveranciers.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitstoot van energieverbruik van het gebouw (scope 1 & 2) of de indirecte CO2-uitstoot (scope 3) die wordt veroorzaakt door de producten en diensten (zoals catering & warme dranken, meubilair, sanitair, kantoorartikelen, et cetera) die een organisatie inkoopt.
Dit proces vergt veel voorbereiding, dus start op tijd met het interne gesprek om te bepalen welke onderwerpen van materieel belang zijn. Betrek tijdig de relevante leveranciers om te zorgen dat je weet welke informatie er aangeleverd kan worden en wat er nog ontbreekt.

Overzicht topics CSRD. Bron: Phi Factory

Variatie

De rol die ESRS'en spelen in Facility Management varieert tussen organisaties. Om dit beter te illustreren hieronder enkele voorbeelden.

E1 betreft de CO2-uitstoot van zowel het gebouw als de bijbehorende technische installaties.
Bij E4 kan je denken aan het groen rondom het gebouw dat de biodiversiteit kan bevorderen en cateringproducten die je inkoopt die veel land nodig hebben.
E5 is gericht op het stimuleren van circulariteit waar een doordacht afvalcontract een belangrijke rol kan spelen.
S1 richt zich op het bevorderen van de gezondheid van medewerkers door een gezonde en veilige werkomgeving te faciliteren.
Bij S2 is bijvoorbeeld het verantwoord inkopen van koffiebonen met een eerlijke prijs, zodat boeren verderop in de keten ook een rechtvaardig bestaan hebben.

Goede ontwikkeling?

Is de CSRD-wetgeving al perfect? Nee, nog lang niet. Is het een stap in de goeie richting? Ja, dat is het zeker. Het zorgt voor extra transparantie en verantwoording. Het stelt maatschappelijke en milieu-impact eindelijk als prioriteit naast de winstgevendheid van organisaties.
En belangrijker, het zorgt ervoor dat de traagste uit de klas en de grootvervuilers, realistischer moeten gaan rapporteren over de impact die ze maken. Dit geeft organisaties die al wel hun beste beentje voorzetten de kans om dit duidelijk aan de buitenwereld te laten zien.