Voor ondernemers en leidinggevenden zijn functioneringsgesprekken meestal niet het hoogtepunt van het jaar. De voorbereidingen kosten veel tijd en de gesprekken zelf kosten veel energie. Ook medewerkers zitten er lang niet altijd op te wachten. Hoog tijd om daar verandering in te brengen, vindt OOMT. Want regelmatig met elkaar praten over het werk is wel degelijk zinvol. Maar hoe pak je dat aan?

Daar weet Lucienne Samuels alles van. Namens OOMT helpt zij leidinggevenden en medewerkers in de mobiliteitsbranche om betere gesprekken te voeren. “Leidinggevenden vinden het vervelend dat functioneringsgesprekken veel tijd kosten. Medewerkers ervaren een functioneringsgesprek vaak als een ongelijkwaardig gesprek. Het voelt alsof ze worden afgerekend op dingen die ze niet goed doen. Terwijl een functioneringsgesprek ook bedoeld is om te benoemen wat goed gaat.”

Tweerichtingsverkeer

Tweerichtingsverkeer is een voorwaarde voor zinvolle functioneringsgesprekken. Samuels legt uit wat ze daarmee bedoelt. “Een traditioneel functioneringsgesprek begint meestal met het invullen van lange vragenlijsten. Dat is omslachtig en weinig effectief. Het werkt veel beter als leidinggevenden en medewerkers samen bepalen waarover ze gaan praten. Wanneer je als leidinggevende een deel van de regie bij de medewerker legt, ontstaat een gelijkwaardig gesprek. En dat is weer een voorwaarde voor tweerichtingsverkeer.”

Samen de gespreksonderwerpen kiezen heeft nog meer voordelen. “Je hoeft je niet eerst door een lange lijst met standaard onderwerpen heen te werken. Je praat alleen over de onderwerpen die op dat moment relevant zijn. Tijdens het volgende gesprek kun je andere onderwerpen aankaarten.”

Korter en vaker

Traditionele functioneringsgesprekken worden meestal één keer per jaar gehouden. In een wereld die snel verandert, volstaat dat niet langer, constateert Lucienne Samuels. “Techniek verandert, de klant verandert en digitalisering rukt op. Wil je als bedrijf slagvaardig zijn, dan ontkom je er niet aan om meerdere keren per jaar gesprekken te voeren met medewerkers. Hoe vaker je bijpraat, hoe gemakkelijker je kunt ingrijpen of bijsturen als de situatie daar om vraagt.”

Ze adviseert bedrijven om vooral vaker en korter te praten. “Meerdere korte gesprekken verdeeld over het jaar zijn zinvoller dan één lang gesprek per jaar.” Het is overigens een wijdverspreid misverstand dat medewerkers liever geen functioneringsgesprekken zouden voeren. “Leidinggevenden denken dat medewerkers er geen behoefte hebben. Terwijl medewerkers aangeven dat ze heel graag met leidinggevenden over het werk willen praten.”

Gesprekskaarten

Tijd voor een korte samenvatting. Een functioneringsgesprek ‘nieuwe stijl’ is een gelijkwaardig gesprek. Het gaat over relevante onderwerpen die je samen met elkaar bepaalt. En meerdere gespreksmomenten per jaar zijn beter dan één gespreksmoment per jaar. Tot zo ver is alles helder. De volgende vraag is: waar praat je over?

Om bedrijven op weg te helpen, heeft OOMT een set gesprekskaarten gemaakt. De gesprekskaarten gaan over vier onderwerpen: het werk, de werksituatie, afspraken en ontwikkeling en werkplezier. “De gesprekskaarten geven richting aan het gesprek. Er staan voorbeeldvragen op die je aan elkaar kunt stellen”, verklaart Lucienne Samuels. “De kaarten zorgen voor afwisseling en geven een positieve insteek aan het gesprek. De kaarten gaan over werksfeer en over wat je leuk vindt aan je werk, maar ook over verbeterpunten, groeien in je werk en ambities voor de toekomst.”

Betrokkenheid

In de huidige krappe arbeidsmarkt is het lastig om nieuwe vakmensen te vinden. Medewerkers die hun werk met plezier doen, en de kans krijgen om zichzelf te ontwikkelen, voelen zich betrokken bij het bedrijf waar ze werken. “Met elkaar praten versterkt de band tussen de medewerker en de organisatie. Een gesprek is de gemakkelijkste manier om waardering en complimenten uit te spreken.”

Dat wil niet zeggen dat je tijdens een gesprek helemaal geen negatieve zaken mag benoemen. “Als iets niet lekker loopt, dan wil je dat aanpakken. Gesprekken zijn er ook om verbeterpunten te benoemen en werkafspraken te maken. Maar ook hier geldt: een positieve en oplossingsgerichte aanpak levert het meest op.”

Gewoon beginnen

Heb je alle tips en adviezen in dit artikel gelezen, en heb je geen idee waar je moet beginnen? Geen nood. De beste manier om met gesprekken te beginnen is voor elk bedrijf anders, besluit Lucienne Samuels. “Het gaat erom dat je een manier vindt die bij jou past. Je kan informeel bijpraten met een kop koffie, je kan samen aan tafel gaan zitten of je kan praten terwijl je samen een auto ophaalt of wegbrengt. Het belangrijkste is dat je met elkaar in gesprek gaat en in gesprek blijft.”