Na de middelbare school had Jonina Karssen geen idee wat ze wilde gaan doen. Ze begon aan een opleiding tot schoonheidsspecialiste, maar dat avontuur duurde niet lang. “Ik vind het leuk om met mensen te werken, maar – zo bleek – niet om aan ze te zitten. Een halfjaar later hoorde ik iemand vertellen over het vak van secretaresse en ik was meteen geïnteresseerd. Ik besloot de opleiding tot secretaresse te gaan volgen bij het Drenthe College en voelde: dit past bij mij.”
Direct daarna volgde ze de opleiding tot directiesecretaresse bij Schoevers. “Wat ik zo leuk vind: je ondersteunt en ontzorgt mensen, zodat zij zich kunnen richten op de zaken die voor hen belangrijk zijn. Ik til ze graag naar een hoger niveau. Maar dat geldt ook voor mijzelf: ik wil ook persoonlijke ontwikkeling uit mijn werk halen. En dan kom ik al heel snel bij mijn credo: samen werken, samen groeien.”
Na Schoevers ging Jonina aan de slag bij een bouwmanagementbedrijf. “Het was een relatief klein bedrijf, waar ik begon als enige secretaresse, maar eindigde met een heel secretariaat. Ik heb mij daardoor heel mooi kunnen ontwikkelen in de functie van secretaresse.” In 2004 maakte ze de overstap naar Kentalis, waar mensen uit het hele land met een taalontwikkelingsstoornis of die slechthorend, doof of doofblind zijn (ook met meerdere beperkingen) terechtkunnen voor onderzoek, zorg en onderwijs op maat. “Ik ben begonnen bij de ambulante dienstverlening en Bureau Zorg Onderwijs. Na een jaar werd dat alleen onderwijs; de ambulante dienstverlening groeide en het werd te veel om te combineren. Ook daar groeide het secretariaat uit van alleen ik tot vier ondersteuners.”
Vorig jaar groeide Jonina door tot managementondersteuner van de twee directeuren onderwijs TOS (taalontwikkelingsstoornis). “Ik heb op de functie moeten solliciteren en mijn focus op ‘samen werken, samen groeien’ heb ik in mijn sollicitatiebrief en het profiel van mijn cv gezet.” Dat Kentalis als organisatie een bijdrage levert aan een inclusieve maatschappij, vindt Jonina belangrijk. “Het is niet per se een voorwaarde voor mij om ergens te werken, maar nu ik hier werk, vind ik het heel mooi dat ik mijn steentje hieraan kan bijdragen.”
Team opzetten
Jonina kan haar kracht als managementondersteuner heel helder duiden. Die zit ’m namelijk in de wijze waarop ze aansluit op de behoeften van degene die ze ondersteunt: dankzij haar ervaring en empathisch vermogen voelt ze goed aan wat diegene nodig heeft om zich optimaal op zijn of haar taken te kunnen richten. “Ik denk graag met mensen mee en vind het heel leuk om samen een team op te zetten. Groei vind ik een meerwaarde in mijn werk. En dan gaat het me erom hoe je kunt groeien als persoon én hoe je ervoor kunt zorgen dat de organisatie groeit. Dat is wat ik bedoel met ‘samen werken, samen groeien’. Ik werk hier al heel lang, maar zolang er groei is, is er voor mij genoeg uitdaging om dit werk te blijven doen.”
Jonina maakt zich er ook hard voor dat het team van managementondersteuners zich in het vak kan blijven ontwikkelen. “In mijn vorige rol heb ik samen met een collega scholing voor ons team geïnitieerd: er waren scholingen en trainingen voor de collega’s die werken in het primaire proces, maar niet voor ons. Binnen ons huidige team heb ik dit ook weer opgepakt. Zo volgen we nu als team bij Management Support een aantal trainingen. Daarnaast vinden we het als team belangrijk om met elkaar te delen waar we staan en hierop te reflecteren. Zo hebben we aan het einde van het schooljaar met elkaar stilgestaan bij onze successen. En in september staat een startdag gepland. Naast een kennismaking – er starten twee nieuwe collega’s in ons team – bespreken we ook onze doelen voor het nieuwe schooljaar.”
Jezelf als persoon en als team zichtbaar maken leerde Jonina van haar leidinggevende, Mathilda van den Hof. ‘Mathilda heeft een grote bijdrage geleverd aan hoe ik mezelf heb gevormd in mijn werk. De samenwerking met haar is op basis van vrijheid, vertrouwen, verbinding en plezier. Voor mij belangrijke waarden in mijn werk.”
Naast vrijheid is het voor Jonina belangrijk dat ze haar creativiteit kwijt kan in haar werk. “Ik word bijvoorbeeld heel blij van digitaal vormgeven. Drie jaar geleden heb ik bij Weblish een opleiding tot web assistant gevolgd, waar ik onder meer heb geleerd hoe je een website bouwt. Deze ervaring neem ik mee in mijn huidige werk, zoals bij het inrichten van onze intranetsite. Voor ons team hebben we onlangs een visualisatie laten maken die de missie van ons als ondersteuners weergeeft. Ook dat was een mooi creatieproces.”
Online weekstart
Doordat Kentalis een landelijke organisatie is, liggen de verschillende vestigingen erg verspreid. De ene directeur die Jonina ondersteunt woont in Drenthe, de andere in Limburg. “We zien elkaar nauwelijks in het echt. Dat is tegenwoordig natuurlijk geen enkel probleem, op afstand werken gaat prima.” Jonina heeft dus veel onlinecontact met de directeuren en haar team. Ongeveer een keer per twee maanden zien ze elkaar fysiek. “Ik vind het belangrijk om elkaar te blijven zien, en dan misschien nog meer het team managementondersteuners dan de directeuren – omdat het een grotere groep is, we zijn nu met zeven managementondersteuners. Als team zijn we ook bezig om de manier waarop we verbinding met elkaar houden meer vorm te geven. We hebben bijvoorbeeld bedacht om elke maandag een online weekstart te doen van een halfuurtje.”
In het verlengde van al het onlinewerk heeft Jonina er weleens over nagedacht of ze niet de overstap wilde maken naar virtual assistant. “Ik heb mij georiënteerd op het werken als virtual assistant, maar veel aspecten hiervan komen ook al terug in mijn huidige baan. Daarnaast heb ik het hier erg naar mijn zin door de vrijheid die ik krijg en door de uitdaging van deze nieuwe functie en een nieuw team.” Wel werkt Jonina na de zomer nog maar voor een van de directeuren. “Twee is te veel om goede ondersteuning te kunnen bieden. Ik ben nu vooral aan het plannen en dat is niet waar mijn uitdaging ligt. De planning hoort erbij, maar ik wil veel meer de directeur kunnen ondersteunen. Inspelen op wat zij gaat doen die week en hoe ik haar taak kan verlichten.”
Wat wil ík?
Alles in je leven vormt je, zeker collega’s, weet Jonina. “We wisselen kennis uit, ze houden mij scherp en geven feedback. In 2018 ben ik er door persoonlijke omstandigheden een paar maanden uit geweest. Dat was een periode waarin ik volledig op mezelf werd teruggeworpen. Dat heeft me nog meer gevormd tot wie ik ben. Ik heb nu nog scherper: wat wil ík? Als managementondersteuner ontzorg en ondersteun je anderen, maar daarbij is het belangrijk dat je je eigen grens bewaakt. In het verleden was ik geneigd om, als de ander druk was, zelf harder te gaan rennen. Ik weet nu: wees loyaal maar blijf bij jezelf, ken je grenzen en blijf jezelf op nummer 1 zetten. Die paar maanden eruit waren een goed voorbeeld van ‘stilstand is vooruitgang’.”
In het verlengde hiervan wil Jonina tot slot nog iets anders benoemen: het belang van gelijkwaardigheid in het werk. “Als ondersteuner heb ik nooit ervaren of gemerkt dat er sprake was van hiërarchie. Ik ben altijd als gelijkwaardig behandeld door de mensen die ik ondersteunde. In mijn eerdere baan, en zeker ook bij Kentalis. Ik heb het ook altijd heel erg getroffen met de mensen voor wie ik werk, maar zelf heb je daar ook een aandeel in. Ik benadruk steeds dat ik hecht aan vrijheid – als je die vrijheid krijgt, dan moet je daar vervolgens wel op een verantwoordelijke manier mee omgaan. Het is deels ook je eigen taak om op een gelijkwaardige manier te werken en elkaar samen naar een hoger niveau te tillen. Zeker als je iets van de ander wilt, want die doet net zo goed zijn of haar werk.”
Als voorbeeld geeft Jonina de frustratie die kan ontstaan als je computer vastloopt. “Dan kun je wel boos worden op de ict-medewerker die je helpt, maar die kan er ook niets aan doen en probeert ook gewoon zijn werk zo goed mogelijk te doen. Dus ook hier geldt weer: verplaats je in de ander, en ga ervan uit dat hij of zij de dingen vanuit de beste intentie doet.”
In de rubriek ‘Podium’ portretteren we de vaandeldragers van het secretaressevak: veelbelovende jonge assistants én de ervaren rotten in het vak. Ben jij of ken jij een kandidaat voor deze rubriek? Mail dan naar redactie.managementsupport@vakmedianet.nl.
